Hemat Kapasitas Webmail dengan Gmail
Hemat Kapasitas Webmail — Bagi yang memiliki website, mungkin tidak asing dengan istilah Webmail yang merupakan fitur dari cPanel. Kebanyakan hosting di Indonesia sekarang ini menggunakan cPanel untuk panel hosting mereka. Selain mudah digunakan, cPanel juga sangat friendly bagi pengguna.
Pada Webmail kita bisa membuat alamat email dengan akhiran yang berupa domain kita. Contoh jika domain kita example.com maka alamat email kita akan memiliki akhiran “@example.com”. Dengan akhiran alamat email seperti ini tentu membuat alamat email kita lebih profesional dan ekslusif.
Untuk membuat email pada cPanel pun cukup mudah, kita hanya perlu masuk pada cPanel dan mencari bagian ‘EMAIL’ seperti gambar di bawah ini.
Pada bagian ini kita dapat membuat email, mengatur forwarding email dan lain sebagainya. Dengan fitur yang lengkap ini, menggunakan Webmail bisa dibilang cocok untuk kebutuhan profesional.
Namun ada sedikit kekurangan dari Webmail, yaitu kapasitas email-email yang terdaftar dan kita pergunakan menyatu dengan kapasitas hosting. Itu artinya jika kamu menggunakan hosting dengan kapasitas 1000MB dan digunakan untuk website 300MB, maka yang dapat kamu gunakan untuk menampung email hanya 700MB.
Bisa dibilang kapasitas tersebut kecil, terlebih lagi jika di dalamnya terdapat beberapa alamat email yang digunakan. Kamu mempunyai pilihan untuk meningkatkan kapasitas hosting kamu agar lebih besar, namun dengan biaya tambahan tentunya.
Pertimbangan penggunaan kapasitas ini seringkali menjadi pertimbangan pengguna Webmail untuk beralih ke email gratis seperti Gmail dan lain sebagainya dengan alamat email berakhiran @gmail.com @hotmail.com dan masih banyak lagi.
Pada tulisan ini saya akan berbagi tips tentang menggunakan email dengan alamat email berakhiran domain kita namun tanpa membebani kapasitas hosting kita. Hal ini dapat kita lakukan dengan mengkombinasikan antara Webmail dan juga Gmail.
Pada prinsipnya kita tetap dapat menerima serta mengirim email dengan alamat email berakhiran domain kita, namun kapasitas yang kita pergunakan adalah kapasitas Gmail.
Sebagai informasi tambahan, saat ini Google memberikan kapasitas 15GB untuk tiap akun Google untuk menampung segala layanan yang mereka sediakan, jika kapasitas tersebut penuh maka pengguna akan diminta menghapus sebagian data ataupun meningkatkan kapasitas tersebut dengan tambahan biaya.
Langkah-Langkah Penerapan Kombinasi Webmail dan Gmail
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengkombinasikan Webmail dan juga Gmail:
Langkah Pertama
Pada langkah pertama kita wajib membuat alamat email Webmail melalui cPanel.
Kamu bisa login pada cPanel dan ke bagian ‘EMAIL’ seperti gambar di bawah ini dan klik ‘Email Accounts’.
Setelah masuk pada halaman ‘Email Accounts’ kamu bisa mengklik tombol ‘Create’ seperti gambar di bawah ini untuk mulai membuat email pada Webmail.
Pada bagian selanjutnya kamu akan diminta untuk mengisi formulir seperti alamat email yang ingin dibuat dan juga password dari email tersebut. Kata sandi ini nantinya akan diperlukan ketika kita melakukan login email pada Webmail ataupun langkah yang akan selanjutnya kita lakukan pada Gmail. Jadi harap dicatat atau diingat dengan baik password yang kamu buat.
Pada bagian ‘Storage Space’ kamu bisa biarkan seperti default ataupun Unlimited (kapasitas mengikuti kapasitas hosting). Hal ini karena nantinya tidak akan berpengaruh karena kita akan menggunakan kapasitas Gmail.
Bagian lainnya dari formulir ini dapat kamu lewati dan klik tombol ‘Create’. Setelah itu email Webmail kamu telah berhasil dibuat.
Setelah langkah ini selesai silahkan kembali ke halaman ‘Email Accounts’ dan klik tombol ‘Connect Devices’ yang berada pada satu baris email yang telah kamu buat seperti gambar di bawah ini.
Setelah mengklik tombol tersebut kamu akan melihat informasi pengaturan email kamu seperti gambar di bawah ini. Terdapat informasi tentang IMAP, POP3, Port dan lain sebagainya pada bagian ‘Mail Client Manual Settings’. Informasi ini akan dibutuhkan untuk menghubungkan alamat email Webmail ini dengan akun Gmail milik kamu.
Setelah mengerti hal ini kita akan lanjut ke langkah selanjutnya.
Langkah Kedua
Pada langkah ini kita akan menghubungkan akun Webmail tersebut pada Gmail. Namun sebelumnya pastikan kamu sudah memiliki akun Google untuk menggunakan Gmail.
Jika sudah terbiasa menggunakan Gmail silahkan login ke halaman Gmail milik Anda. Setelah itu klik ikon pengaturan dan pilih ‘Setelan’ seperti gambar di bawah ini.
Setelah masuk ke dalam ‘Setelan’ klik tab ‘Akun dan Impor’. Pada tab tersebut cari bagian ‘Periksa setelan dari akun lain:’ dan klik ‘Tambahkan akun email’yang ada di sebelahnya.
Setelah mengklik tombol ‘Berikutnya’ maka kamu akan melihat opsi seperti yang ada pada gambar di bawah ini. Pilih ‘Impor email dari akun saya yang lain (POP3)’ kemudian klik tombol ‘Berikutnya’.
Kamu akan melihat formulir seperti gambar di bawah ini. Kamu dapat mengisinya dengan ‘Mail Client Manual Settings’ yang kamu dapatkan sebelumnya pada langkah pertama.
Pada formulir di atas silahkan isi ‘Nama Pengguna’ sesuai alamat email kamu. Silahkan dituliskan secara lengkap. Pada bagian ‘Sandi’ silahkan isi dengan password yang kamu buat untuk alamat email Webmail ini pada langkah pertama.
Bagian ‘Server POP’ dan ‘Ports’ kamu isi sesuai dengan yang tertera pada ‘Mail Client Manual Settings’. Keduanya harus konsisten dengan bagian kiri atau bagian kanan yang kamu putuskan akan pergunakan. Jadi kamu tidak bisa menggunakan Server POP secure SSL namun menggunakan port yang non-secure.
Secara default tanpa mencentang poin-poin di bawahnya ketika melakukan impor akun ini maka otomatis email yang ada pada akun Webmail kamu akan terhapus, baik email yang ada sebelumnya ataupun email yang akan datang.
Prosesnya untuk email yang akan datang adalah ketika email tersebut masuk pada Kotak Masuk Webmail kamu, maka email tersebut akan otomatis diimpor ke Gmail dan email pada server asli dihapus. Inilah yang membuat kapasitas email Webmail tersebut hampir 0MB karena email hanya numpang lewat.
Namun jika kamu termasuk yang rajin untuk memeriksa email pada Webmail untuk menghapusnya, maka centang ‘Tinggalkan salinan pesan yang diambil di server.’.
Centang ‘Selalu gunakan sambungan aman (SSL) saat mengambil email.’ jika kamu menggunakan pengaturan Webmail yang secure (bagian kiri), jika tidak maka tidak perlu dicentang.
Dua poin lain di bawahnya tidak perlu dicentang. Jika yang kamu isi sudah dirasa benar klik tombol ‘Tambahkan Akun’. Biarkan berproses beberapa saat. Jika yang kamu isi benar, maka kamu akan diarahkan ke halaman berikutnya, namun jika ada yang salah maka kamu akan diinformasikan.
Perlu diketahui jika kamu memutuskan menggunakan bagian kiri terkadang terjadi gangguan. Jika itu terjadi, maka cobalah bagian kanan yaitu pengaturan non-secure.
Ketika berhasil maka kamu akan melihat halaman selanjutnya yang berisi ‘Akun email Anda telah ditambahkan’ dan di bawahnya terdapat opsi untuk menambahkan alamat email ini sebagai alamat pengirim. Pilih ‘Ya, saya ingin bisa mengirim email sebagai…….’ dan klik tombol ‘Berikutnya’ seperti gambar di bawah ini.
Pada halaman berikutnya kamu akan diminta mengisi nama yang akan digunakan pada email tersebut. Nama ini yang biasanya tercantum pada kotak masuk penerima, jadi isilah sesuai dengan email Webmail yang barusan diimpor dan klik ‘Langkah Berikutnya’.
Pada langkah selanjutnya kamu akan melihat formulir seperti gambar di bawah ini. Biasanya kolom ‘Server SMTP’ sudah terisi otomatis, jika sudah maka biarkan tanpa perlu diganti. Namun jika belum silahkan diisi sesuai ‘Mail Client Manual Settings’ tadi.
Selanjutnya isi ‘Nama Pengguna’ sesuai dengan alamat email secara lengkap dan ‘Sandi’ diisi sesuai dengan email yang tadi dibuat. Setelah semuanya terisi klik ‘Tambahkan Akun’. Setelah semua yang diisi benar, kamu akan melihat tampilan seperti gambar di bawah ini, yaitu halaman konfirmasi email.
Gmail telah mengirimkan link untuk konfirmasi dan juga kode di dalamnya untuk proses verifikasi. Silahkan buka Kotak Masuk Webmail kamu dan periksa email dari Gmail. Setelah itu salin kode yang ada di dalamnya dan masukan ke kolom tempat memasukan kode seperti gambar di atas.
Saya lebih menyarankan mengkonfirmasi dengan kode daripada link yang terdapat pada email tersebut. Setelah itu klik tombol ‘Verifikasi’ di sebelahnya. Jika kode yang dimasukan benar, maka jendela otomatis akan tertutup dan kamu akan kembali melihat halaman ‘Setelan’.
Setelah itu maka kamu sudah dapat mengirim dan menerima email Webmail melalui Gmail.
Jika kamu ingin menggunakan alamat email Webmail tadi sebagai default untuk mengirim email, kamu bisa melihat bagian ‘Kirim email sebagai:’ yang ada pada tab ‘Akun dan Impor’ kemudian klik link ‘Default’ yang sejajar pada alamat email tersebut.
Dengan begitu setiap kamu mengirimkan email menggunakan Gmail (versi website atau aplikasi) maka alamat email Webmail tadi akan menjadi default-nya secara otomatis.
Bagaimana jika saya terbiasa menggunakan software atau aplikasi lain?
Jika kamu terbiasa menggunakan software atau aplikasi lain untuk membuka email seperti Outlook, Mail dan lainnya, langkah yang perlu kamu lakukan adalah masuk menggunakan akun Gmail kamu, kemudian setelah selesai tambahkan email alias pada software atau aplikasi tersebut.
Cara hemat kapasitas webmail mungkin agak sedikit rumit, namun dengan menggunakan tips ini kita dapat menghemat banyak biaya yang kita keluarkan untuk kapasitas hosting ataupun email berbayar.
Semoga tulisan ini bermanfaat. 🙂
